Sali gunu saat 21.00 ve mutfak masanizda, bir kutu makbuz, birbirleriyle tam olarak uyusmayan uc farkli elektronik tablo ve beklentiginden az gosteren bir banka ekstresiyle cevrili oturuyorsunuz. Yillik bagis toplama etkinligi alti hafta sonra, sigorta yenilemesi gelecek ay ve birisi butcede yeni uniformalar icin para olup olmadigini sordu. Baskan kimse elini kaldirmadigi icin veznedar olarak gonullu oldunuz -- ve simdi neyin icine girdiginizi merak ediyorsunuz.

Bu tanindk geliyorsa yalniz degilsiniz. Her turlu topluluk kurulusundaki binlerce gonullu veznedar -- cemaat mali kurullarindan veli-ogretmen birligi yonetim kurullarina, spor kuluplerinden mahalle derneklerine -- kendilerini az resmi egtimle gercek parayi yonetirken buluyor. Ve riskler cogu kisinin farklnda oldugundan daha yuksektir.

Butceleme Neden Topluluk Kuruluslari Icin Kritik Oneme Sahiptir

Topluluk kuruluslari hakkinda su gercek vardir: isletmelerden farkli olarak, para daraldginda fiyatlari arttiramaz veya personel kesemezsiniz. "Geliriniz" zaten gonullu olarak veren insanlardan gelir -- aidatlar, bagislar ve zamanlari yoluyla. Ve "giderleriniz" genellikle dogrudan misyonunuza baglidir. Cok derin kestiglinizde sadece yag kirpmiyorsunuz; toplulugunuzu bir arada tutan programlari ve etkinlikleri kesiyorsunuz.

Rakamlar dusundsurucu bir hikaye anlatiyor. Sertifikali Hile Denetcileri Dernegi'ne gore, tipik bir kurulus yillik gelirinin tahminen yuzde 5'ini hileye kaybeder ve kuresel calismalarnda kar amaci gutmeyen kuruslar hile vakasi basina 100.000 $ medyan kayip bildirmistir. ABD'deki tum zimmete gecirme davalarinin altida biri kar amaci gutmeyen ve dini kuruluslari icerir ve yalnizca finans sektorunun arkasindan ikinci siradadir. Baslca nedenler? Yeterli ic kontrolllerin eksikligi, gozetim eksikligi ve mevcut kontrollerin gecersiz kilinmasi. Baska bir deyisle, kimse parayi izlemiyordu cunku izleyecek net bir butce yoktu.

Ancak hile en yaygin sorun bile degildir. Daha gundelik tehlike sadece yanlis zamanda nakit tukenmes -- Mart'ta Aralik bagis toplama etkinliginin dusundugunuz kadarini karsilamadigini kesfetmek veya bina onarim fonunun iki yil once sessizce tukendigini fark etmek. Butce sadece bir elektronik tablo degildir. Bir erken uyari sistemidir.

Gelir Planlamasi: Umut Bir Strateji Degildir

Butce olusturmanin ilk adimi paranizin nereden geldigini bilmek -- ve gercekten ne kadar bekleyebileceginiz konusunda acimasizca durrust olmaktir.

Cogu topluluk kurulusu bir kaynak karisimnndan yararlanir: uyelik aidatlari, bagislar ve ondaliklar, bagis toplama etkinlikleri, hibeler, tesis kiralama ve sponsorluklar. Karisim ture gore buyuk olcude degisir. Tipik bir kilise gelirinin %85-90'ini cemaat bagislarindan alir. Bir site yonetimi zorunlu olarak degerlendirme toplar. Bir veli-ogretmen birligi neredeyse tamamen bir avuc bagis toplama etkinligine bagimli olabilir ve bazi okul veli-ogretmen birlikleri ogrenci basina 1.000 $'in uzerinde toplarken digerleri hicbir sey toplamaz.

Gelir tahmininin temel kurali: tutucu butceleyin. Taban olarak gecen yilki gercel rakamlari kullanin, gecen yilki tahminleri degil. Yillik galaniz gecen yil 12.000 $ topladiysa, "daha fazla masa satmayi planliyoruz" diye bu yil 15.000 $ butcelemeyin. 11.000 $ butceleyin ve hos surpriz yapin. Ulusal Kar Amaci Gutmeyen Kuruluslar Konseyi, taahhut edilmis geliri (zaten toplanan aidatlar, zaten verilen hibeler) taahhut edilmemis gelirden (projeksiyon bagislar, beklenen etkinlik gelirleri) ayirmayi ve cekirdek butcenize yalnizca guvenilir gelir akislarini dahil etmeyi onermektedir.

Mevsimsel bagislara bagimli kuruslar icin -- kiliseler Kasim ve Aralik'ta zirve gorur, izci gruplari Eylul'de kayit ucretleri toplar, spor kulupleri mevsimsel aidat faturasi keser -- gelirin ne zaman gercekten geldigini haritalamak esastir, sadece tum yil boyunca ne kadar beklediginizi degil. Nakit akisi bolumune donecegiz.

Gider Kategorileri: Gordugunuz ve Goremmediginiz Maliyetler

Her topluluk kurulusunun uc katmanli gideri vardir ve cogu butce yalnizca ilkini yakalar.

Sabit maliyetler ongorrulebilir olanlardir: kira veya ipotek, sigorta, hizmetler, yazilim abonelikleri, mezhepsel degerlendirmeler veya lig ucretleri. Kiliseler icin tesisler ve operasyonlar tipik olarak toplam butcenin %20-30'unu tuketir, ipotek, hizmetler, bakim ve sigorta dahil. Site yonetimleri benzer sabit maliyet profillerine sahiptir -- mulk yonetimi, sigorta, peyzaj sozlesmeleri ve vergiler.

Degisken maliyetler faaliyet duzeylerine gore kayar: etkinlik malzemeleri, basim, toplantlar icin yiyecek, posta gonderimleri icin posta ucreti, spor ligleri icin hakem ucretleri, zanaat programlari icin malzemeler. Bunlar, banka bakiyesi dogru gorunmeyene kadar kimsenin fark etmeden yukselien kalemlerdir.

Gizli maliyetler kimsenin onemli olana kadar hesaba katmadgi seylerdir: gonullu kilometre geri odemeleri, bagsislanan mallar icin depo birimi ucretleri, cek hesabindaki banka ucretleri, kimsenin kayit olmayi hatirlimadigi aylik 12 $'lik e-posta hizmeti, ekipman amortsmani ve yipranan seylerin degistirilme maliyeti -- koro cubberleri, spor ekipmanli, bahce aletleri, etkinlik cadirlari. Bir izci grubunun yillik ekipman degistirme maliyetleri kolaylikla yuzlerce dolari bulabilir, ancak kimse butcelemezse para baska bir seyden cikar.

Gider kategorilerinizi genel sablonlara degil, kurulusunuzun gercek faaliyetlerine gore olusturun. Bir cemaat butcesinde liturjik malzemeler ve bina bakimi icin kalemler olacaktir. Bir spor kulubu hakem ucretlerini ve saha kiralamalarini takip edecektir. Bir topluluk bahcesi su, tohum, alet degisimi ve parsel bakimi icin butceleyecektir. Butceniz kurulusunuzun gercekte ne yaptiginin bir aciklamasi gibi okunmalidir.

Butce Olusturma: Muhasebeci Olmayanlar Icin Adim Adim Surec

Muhasebe yazilmina veya finans diplomasina ihtiyaciniz yok. Bir elektronik tabloya, gecen yilki banka ekstrelerine ve birkac saatlik durrust calismaya ihtiyaciniz var.

Adim 1: Gecmisi toplayin. Son iki yilin banka ekstrelerini, makbuzlari ve mali raporlari cikartin. Selefiniz eksik kayitlar biraktiysa -- rolu devralan gonullu veznedarlar icin yaygin bir zorluk -- banka ekstrelerinden yeniden olusturabildiginiz kadariini yeniden olusturun.

Adim 2: Her gelir kaynagini listeleyin. Paranin her girme yolunu, yaninda gecen yilin gercek miktariyla birlikte yazin. Tek seferlik bekelenmyen gelir olan her seyi isaretleyin (beklenmeyen bir bagis, tekrarlanmyacak bir hibe).

Adim 3: Her gider kategorisini listeleyin. Banka ekstrelerini satir satir inceleyin. Giderleri mantiksal kategoriler halinde gruplayin. Yilda bir kez vuran yillik masraflari unutmayin -- sigorta yenilemeleri, yazilim yillik planlari, konferans kayitlari.

Adim 4: Tutucu varsayimlarla taslak olusturun. Gelir kesiilir (daha fazla beklmek icin ozel nedenleriniz yoksa gecen yilin %90-95'ini butceleyin). Giderlere yastik eklenir (degisken maliyetlere enflasyon ve surpirzler icin %5-10 ekleyin). Gercek surprizler icin bir "olagan disi" kalem ekleyin -- genellikle toplam butcenizin %5'i.

Adim 5: Yonetim kurulunuz veya mali komiteniizle gozden gecirin. Taslagi sade bir dille sunun. Anahtar sorulara odaklanin: Planlanmis programlrmizi karsilayabilir miyiz? Riskler nerede? Gelir duserse neyi keseriz?

Adim 6: Onaylayin ve aylik olarak izleyin. Ocak'ta onaylanan ve Aralik'a kadar unutulan bir butce, butce olmamaktan daha kotudur. Her yonetim kurulu toplantisinda -- veya en azindantucayda bir -- gercek ve butcelenen rakamlari gozden gecirin.

Ozellikle kurulusunuz otopilotta calisiyorsa dikkate deger bir yaklasim hibrit sifir tabanli yaklasiimdir. Saf sifir tabanli butceleme -- her yil her kalemi sifirdan yeniden olusturma -- gonullu ekipleri bunaltabllir. Ancak her yil butcenizin %20-30'unu sifirdan gozden gecirmek, hangi kategorilerin inceleneceginii dondurmek, gonulluler tukenmeden %5-15 tasarruf ortaya cikarabilir. Israflarin gizlenme egiliminde oldugu kategorileri hedefleyin: etkinlikler, tedarikci sozlesmeleri, abonelikler ve pazarlama materyalleri.

Nakit Akisi: Paranin Ne Zaman Geldigi, Ne Kadar Oldugu Kadar Onemli

Bir butce 50.000 $ gelir ve 45.000 $ gider gosterebilir -- kagit uzerinde saglikli 5.000 $'lik bir fazla. Ancak bu gelirin 30.000 $'i Eylul-Aralik arasinda geliyorsa ve en buyuk giderleriniz Mart-Haziran arasinda dusuyorsa, Nisan'da bos bir banka hesabina bakiyor olabilirsiniz.

Nakit akisi yonetimi mevsimsel kuruluslar icin odeme gucu ile kriz arasindaki farktir. Parasinin cogunu sonbahar festivalinden toplayan ama bahar zenginlestirme programlarina harcayan bir veli-ogretmen birligi dikkatle planlamalidir. Yillik aidatlari Agustos'ta toplayan ama saha kiralamayii yil boyunca aylik odeyen bir spor kulubu, Eylul dolarlarini dayandmali.

Cozum basittir ama disiplin gerektirir: yillik butcenizin yaninda aydan aya nakit akisi projeksiiyonu olusturun. Her gelir kaynagininin hesabiniza ne zaman gercekten dustugunu ve her giderin ne zaman odendgini grafikleyin. Dusuk nakit aylarini belirleyin ve buna gore planlayiin -- buyuk alimlari nakit musait olduunda programlayin, yuksek gelir aylarinda rezerv olusturun ve karsilamak icin bankada nakit olmadan dusuk aylarda gider taahhudunde bulunmayin.

Yuksek mevsimsel gelire sahip kuruslar icin, yillik toplu tutar yerine aylik aidat odemeleri sunarak veya bir buyuk etkinlik yerine yil boyunca birden fazla daha kucuk bagis toplama etkinligi planlayarak geliri yumusatip yumusatamayacaginizi dusunun.

Yedek Fonlar: Mali Guvenlik Aginiz

Her topluluk kurulusu bir yedek fona ihtiyac duyar -- acil durumlar ve beklenmeyen giderler icin ayrilmis para. Yaygin olarak atifta bulunulan kilavuz uc ila alti aylik isletme giderleridir, ancak bazi mali danismanlar degisken veya mevsimsel geliri olan kuruluslar icin alti ila on iki ay onermektedir.

Kurulusunuzun buyuk bir gelir kaynagi aniden kurursa hayatta kalmak icin neye ihtiyac duyacagini dusunun: onemli bir bagisci tasiniyor, bir etkinlik iptal ediliyor, pandemi yuz yuze faaliyetleri durduruyor. Yedekler, bir sonraki hamlenizi bulmaniz srasinda isiklari acik tutan seydir.

Yedek olusturma bir gecede olmaz. Butcenize bir "yedek katkisi" kalemi ekleyerek baslayin -- ayda 50 veya 100 $ bile toplanir. Aylik isletme maliyetlerinize dayali bir hedef belirleyin ve iki ila uc yil icerisinde buna dogru calisin. Yedekleri yanlslkla harcanmamalari icin ayri bir tasarruf hesabinda tutun ve yedeklerin ne zaman kullanilabilecegi ve kimin yetkilendirdigi konusunda net bir politika belirleyin.

Yedek fon istifcilik degildir. Sorumlu vekalettir. COVID-19'u en iyi atlatan kuruluslar, etkinlik geliri ve yuz yuze bagis bir gecede buharlistiginda basvuracak yedekler olan kuruslardi.

Mali Kontroller: Kurulusu (ve Veznedar) Korumak

Guclu mali kontroller gonullerinize guvenmelek degildir. Herkesi korumaktir -- kurulusu kayiptan ve vezdedari supheden. Kar amaci gutmeyen hile davalarinin yuzde 40'i kotu tanitim korkusuyla hic kolluk kuvvetlerine bildirilmediginde, onlem bir skandaldan kurtulmaya calismaktan cok daha iyidir.

Boyutu ne olursa olsun her topluluk kurulusunun sahip olmasi gereken temel kontroller:

Harcamada cift yetkilendirme. Bir esigin uzerindeki ceklerde (genellikle 250 $ veya 500 $) iki imza isteyin. Elektronik odemeler icin ikinci bir onay isteyin. Tek bir kisi, baskasi bilmeden para hareket ettirebilmemeli.

Gorev ayriligi. Cek yazan kisi banka ekstrelerini uzlasstran kisi olmamali. Kapida aidat toplayan kisi yatiran kisi olmamali. Sinirli gonulluye sahip kucuk kuruluslar, ikinci bir kisinin -- yonetim kurulu baskani, bir komite uyesi -- her ay dogrudan bankadan banka ekstrelerini incelemesini saglayarak telafi eder.

Duzenli mali raporlama. Her yonetim kurulu toplantisinda gelir, gider ve gercek rakamlarin butceyle nasil karsilastirildigini gosteren bir veznedar raporu sunun. Bu raporu sadece yonetim kurulu uyelerine degil tum uyelere sunun.

Yillik inceleme veya denetim. Yonetim kurulunda olmayan, mali okuryazarligi olan bir uye tarafindan yaplan gayri resmi bir inceleme bile ekstra bir hesap verebilirlik katmani saglar. Daha buyuk kuruluslar birkac yilda bir profesyonel detime yatirim yapmalidir.

Her sey icin belgeleme. Tum harcamalar icin makbuzlari, faturaları ve yazili yetkilendirmeyi saklayin. Biri makbuz uretemiyorsa, geri odeme yapilmaz.

Seffaflik: Guven Carpani

Uyeler guvendikleri kuruluslara para verir ve guven seffafliktan gelir. Finanslarini acikca ileten kuruluslar -- paranin nereden geldigi, nereye gittigi ve ne kaldigi -- tutarli olarak daha guclu uye katilimi ve daha comert bagis olusturur.

En azindan yillik bir mali ozet yayinlayin. Bircok kurulus ucayda bir guncelleme paylasr. Formatin karmasik olmasi gerekmez: toplam geliri, buyuk gider kategorilerini, net fazla veya acigi ve yedek fon bakiyesini gosteren tek sayfalik bir ozet genellikle yeterlidir. Daha buyuk kararlar icin -- bina yenileme, buyuk ekipman alimi, yeni program -- taahhut etmeden once mali durumu uyelerle paylasin.

Seffaflik ayni zamanda isler daraldginda durrust olmak demektir. Uyeler "Bagis toplama hedefimizden 3.000 $ eksigiz ve bunun bahar programlarimiz icin ne anlama geldigi burada" ifadesine "programlarin kimse bir sey soylemedigii icin sessizce iptal edildigini sonradan kesfetmekten" daha iyi tepki verir.

Yaygin Butceleme Hatalari (ve Nasil Kacinilir)

Verilere degil dileklere dayali butceleme. Butceniz gecen yil gercekte ne oldugunu, bilinen degisikliklere gore ayarlanmis sekilde yansitmalidir -- olmasini umdugunuz seyi degil. Yillik muzayedeniz son uc yildir 8.000 ila 10.000 $ arasinda topladysa, birinin "harika bir fikri" oldugu icin 14.000 $ butcelemeyin.

Kucuk tekrarlayan giderleri gormezden gelmek. Burada 15 $'lik bir abonelik, orada 30 $'lik bir aylik ucret -- bunlar hizla toplanr. Tekrarlayan ucretlerinizi yillik olarak denetleyin. Kimsenin kullanmadigi Zoom hesabi, yarisi bos depo birimi, ev sahiplgini biraktiginiz etkinlik icin sigorta eki -- kucuk sizintilar gemileri batirr.

Olagan disi kalemi yok. Her butcenin surprizler icin bir tampona ihtiyaci vardir cunku surprizler her zaman gelir. Toplam giderlerin %3-5'ini olagan disi fon olarak butceleyin. Kullanmazsaniz yedeklere aktarilir.

Butceyi yil ortasinda yeniden ziyaret etmemek. Butce canli bir belgedir. Gelir Haziran'a kadar tahminlerin %20 altinda seyrediyorsa, ayarlama icin Aralik'a kadar beklemek ihmalkarliktir. Resmi kontrol noktalari olusturun -- en azindan ucayda bir -- ve gelir duserse neyin kesilecegine dair bir plan yapin.

Bir kisi her seyi yapmak. Tek bir gonullu tum mali islevleri yuruttugunude -- para toplamak, mevduat yapmak, fatura odemek, kayit tutmak ve yonetim kuruluna rapor vermek -- hem bir tukenmislik riski hem de hile riski yaratmissinizdir. Daha fazla koordinasyon gerektirse bile sorumlulklari dagitin.

Gonullu takdiri icin butce ayramamak. Kurulusunuzu ayakta tutan insanlar takdri hak eder ve takdir paraya mal olur -- gonullu yemeginde pizza veya kucuk tesekkur hediyeleri olsa bile. Bunun icin butce ayirin, cunku bu kalemi kesmek moral uzerinde orantisiz bir etkiye sahiptir.

Yildan Yila Isler Hale Getirmek

Topluluk butcelemesinin en zor kismi ilk butceyi olusturmak degildir -- onu kullanma, gozden gecirme ve yildan yila iyilestirme disiplinini surudurmektir, ozellikle veznedarlar el degistirirken ve kurumsal bilgi kapidan cikarken.

Sureclerinizi belgeleyin. Aidatlarin nasil toplandgini, makbuzlarin nereye gittigini, hangi hesaplarin ne icin kullanildigini ve raporlarin ne zaman teslim edilmesi gerektigini yazin. Bir veznedar el kitabi olusturun -- basit iki sayfalik bir belge bile -- boylece bir sonraki kisi sifirdan baslmaz. En iyi butce sureci, onu kuran kisiden sonra hayatta kalanindir.

Toplulugunuzun finanslari karmasik olmak zorunda degildir. Sadece amacli, seffaf ve gercekci olmaldir. Bildiginiz seylerle baslayin, guvenlik onemleri olusturun, acikca iletisim kurun ve duzenli olarak gozden gecirin. Bu kadar. Butun sir bu.

Communify mali takip, aidat toplama ve raporlamayi tek bir yerde bir araya getirir -- boylece veznedarinizin isleri duzgun yurutmek icin muhasebe diplomasina ihtiyaci olmaz. Paranizin nereden geldigini, nereye gittigini ve neyin kaldgini gercek zamanli gorun. Ucretsiz betaya katilin ve topluluk finanslarinin stresini ortadan kaldirin.